仕事において「報連相が重要」とは認識しているけれど、実際にはタイムリーにできずに、上司に聞かれてから話すことが多い。そんな方も多いのではないでしょうか。あるいは、何度注意しても部下が報連相を実行してくれず、状況を把握するのにヤキモキしている。そういう上司の方もいらっしゃるかもしれません。
基本的な事ほど難しいものです。報連相が円滑に進まないのは、大半の場合、〇〇が原因です。
今回は、報連相しない派と、してもらえない派の両方の観点から、まずは報連相に関する課題をお伝えします。
報連相を妨げる〇〇とは、「思い込み」です。
報連相される立場でよくある思い込みが、部下が怠けていて、上司である自分に報告や連絡をしてこないというものです。
この思い込みは本当でしょうか？
部下からすれば、今まで上司に報連相すると、「なんでそうしたんだ」「もっと考えて行動しろ」といった言葉をかけられてきた。これでは上司の言葉を否定的に受け取り、何か問題がおきたり、上手くいかないときでも、「今は機嫌が悪そうだから、報告は後にしよう」とか、つい後回しにしてしまいますよね。タイムリーに報連相ができない理由は、部下の怠慢ではなく、上司の対応の問題です。
報連相する立場でよくある思い込みが、上手くいっていないことを上司に知られることで、評価を下げられたり、信頼がなくなったりするのではないか、というもの。
この思い込みも本当でしょうか？
上司からすれば、担当企画が上手く進んでいない部下が、相談もせずに1人で抱え込み、結局は当日に体調不良で欠席したとしたら、また仕事を任せようとは思えないですよね。
一方で、上手く進んでいないと思った時点で報告し、アドバイスを求めてきたら、上司はどう思いますか。マイナスの評価になるどころか、何か問題があっても、しっかりコミュニケーションを取りながら仕事を進められる、というプラスの評価になるのではないでしょうか。
人間は自分の主観で物事を受け取ります。上記の例では、どちらも相手の目線で考えていないことがわかると思います。相手の気持ちを理解し、相手の視点で考えれば、報連相をすることで得られるメリットと、しないことで受けるデメリットが見えてきます。
それでは、自分の視点・視野を拡大するために報連相によってどれだけのメリットがあるか、愛される報連相のポイントをお伝えしていきます。
例えば、何かアクシデントが起きて、自分が担当しているプロジェクトが計画通り進んでおらず、どうするか悩んでいるとします。
その際、自分だけで考えるのではなく、リーダーや上司に報告および相談をし、助言をもらうことで周りを巻き込むことができます。相手は、自分が助言をすることによって、そのプロジェクトの進捗が気になり、上手く進むように応援してくれるようになります。また、助言をくれたことや、助言によって問題が解決したことに対し、感謝の気持ちを相手にしっかりと伝えることで、より強く印象に残ります。
こうした過程を積み重ねていくと、あなたは相手にとってどこか放っておけない存在となり、可愛がられるようになるのです。
どのような職場にも、上司からの信頼が厚い人はいると思います。例えば、毎日出社したらすぐに上司の隣に椅子を持っていって5分ほど話し、その後も昼休み後や夕方に同じようにしている人がいるとします。
この行動の意図を聞いてみると、「基本的には仕事であったことを一方的に報告したり、今後の予定を連絡しているだけ。ただ、その中で上司からの質問によって新たな課題を発見したり、アウトプットすることで頭の中が整理されたりする。話を聞いてる上司も、部下の仕事の進捗をタイムリーに把握することで安心できると思っている」のだそうです。
この毎日の報連相によって築かれた信頼関係が、この先輩が頼られる理由の一つなのです。
会社や組織で働く上で、競争心の代わりに、「協力して仕事を進めていく意識」を持っていると、成果は大きく変わります。
自分一人の知識や視点には限界がありますが、他人の脳を借りることにより、仕事の幅や可能性を広げることができます。
すべての人は一人ひとり違う価値観を持っており、他人は自分とは違う視点で物事を見ています。たとえ、仕事場の経験値があまり変わらない同僚や、経験が少ない後輩でも、自分が考えもしなかったアイディアを持っていることがあります。積極的に相談してみましょう。
報連相ができないという思い込みは自ら作り上げた想像でしかないということ、報連相によるコミュニケーションは、自分が持っていない視点を得て、視野を広げる機会だということをお伝えしました。
人を巻き込み、人から愛され、仕事の可能性を広げてくれる報連相は、ぜひ活用したいところです。報連相に対して持っている自分の思い込みを捨て、少しずつ実践してみましょう。
また上司として、部下が報連相しやすい場を作ることも大切です。
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