在宅勤務で信頼される働き方4つのポイント

在宅勤務になってから、通勤が減り、無駄な会議などが無くなり、集中力や生産性が増したりといったメリットを享受している方が多いと思います。その一方で、オフィスで対面で働かないことのほころび、物理的に距離があることのデメリットを感じ始めている方も増えてきています。

特に、管理職の方は、部下が「ちゃんと」仕事をしているかが見えないことに苛立ちを感じ、テレワークの難しさを感じている方が多いようです。そのため、厳しく管理をし過ぎたり、逆に気を使って何も言わず、進捗が気になって人知れず頭を抱えているなどの話も出てきています。

そんな時、上司に安心して構えていてもらうことができたら、上司のあなたに対する信頼感がグッと増します。今回は、在宅勤務で上司や同僚が感じるデメリットを整理し、それに対する対策を考えることで信頼を得るポイントを挙げてみたいと思います。

在宅勤務のデメリット

1: お互いの仕事ぶりが見えない

部下やチームメンバーの仕事ぶりが見えず、お互いが何をしているのかわからない。これは、特にチームを率いる上司の方には、かなりのストレスになっていると思います。

オフィスにいると、電話をしていれば、その内容が聞こえてきたり、PCに何かをカタカタ打っていれば、その画面がチラ見えしたりすることで、おおよそ何をしているかがわかっていたものが、在宅勤務になると、全く見えなくなってしまいます。頼りの綱はメールだけとなると、メールが来ない限り、何を何をしているのかが全く見えないということになってしまいます。

Businessman looking forward to a city with binoculars from skyscraper concept

2:増えるはずの社内メールが減っている

オフィスにいると、ちょっとわからないことがあると聞きに行ったり、これってどうなっているんだっけ?と確認したり、が気軽にできていましたが、在宅勤務になると、それができなくなります。その分、メールでの確認や質問がオフィスにいる時より活発になるはず・・・。と思いきや、逆に減っている。そうなると、上司の立場からすれば、ちゃんと仕事が回っているのか、かなり不安になります。

3:返事がすぐに帰ってこない

返事がすぐに帰ってこない、というのは、席にいるのかいないのかがわからず、イライラしますよね。会社によっては、席にいるかいないかがマークの点滅で分かるようになっているところもありますが、いない時間が長く、いつPCの前に戻ってくるのかもわからないと、返事によってアクションが異なる場合には、仕事が進まなくなってしまいます。

4:成果物が出てこない

返事がすぐに帰ってこない、ということに加えて、上司にとっては成果物が出てこないと、進捗状況がわからず、心配になりますよね。不安や心配は、全貌が見えないから発生します。全てが見えていれば、不安や心配はなくなるのです。対処ができますから。

在宅勤務では、仕事ぶりが見えないので、仕事をしているかどうかを理解するのは、成果物しかありません。

信頼されるためにできる4つのポイント

1: こまめに進め方を相談する

在宅勤務では、仕事ぶりが見えない分、進捗の連絡や進め方の相談をすることが、オフィスで仕事をする時に比べてより一層大切になってきます。なるべく手を煩わせないように、時間をとらせないようにと確認をせずに進めることが、上記のように、逆に仇になりやすいのです。

自分が部下の立場であれば、相手がうるさいと思うくらいに、取り掛かる前に確認、仕掛かり中には進捗の報告、遅れそうであればその連絡を、社内にいる時に比べて3倍程度にする程度で丁度良いかもしれません。

「あれ、どうなっているかな」と上司が思う前に、報告していること。「あれ、どうなっている?」と聞かせないこと。これが、上司の不安や心配を柔らげ、信頼されることになります。

一旦、信頼されると、少し長く席を外していても何も思われませんが、一旦、ちゃんとやっているかな?と思われると、ちょっとでも席を外していると、「こんなに長く何をやっていたんだ?」とお怒りを受けることになるかもしれません。

あいつには聞かないのに、俺には聞く。ひいきだ!などと思うことがあったら、その原因の9割は自分にあります。在宅勤務中には、普段よりこまめに相談をし、連絡を取り、進捗を報告しましょう。

報連相をいつもの3倍!行いましょう。

2: いつもより即レスを心がける

これも、1と同じように、相手をやきもきさせないための方法です。今は回答ができない、という場合でも、何時ごろにレスができるなどの目安を伝えておきましょう。オフィスでは、多少は待ってから返信しても良いかもしれませんが、在宅勤務の際には、相手のイライラ、やきもきを最小限にすることを最優先にして、臨みましょう。

受領した、ということだけでも伝えると、相手は安心し、お互いに気持ちよく仕事をすることができます。

3: 毎朝スケジュールとTO DOをお互いに確認

毎朝、チーム全員で、今日は何に取り組む、ということと、ざっとのスケジュールを共有しておくと、席を外している時に、いつ帰ってくるんだ!とイライラさせることもなくなります。

ランチ休憩も、何時から何時まで行く予定、といったことまで共有しておくと、その間、相手も期待せずに自分もそれに合わせて段取りを組むことができるので、相手に優しいですね。お互いのスケジュールがカレンダー共有で見ればわかるようになっていたとしても、毎朝、口頭で確認し合うことで、お互いに今日の段取りを確認し合うことができます。

「なんか遅いなあ」と思ってからカレンダーを確認し、そこで初めて「あー、Aさんは今日は1日会議なのか」と知るより、効率的ですし、お互いに気持ちが良いですよね。

人によっては、がんじがらめの管理に感じ、抵抗があるかもしれませんが、そうすることで逆に「管理されなくなる」と認識すると、抵抗感がなくなると思います。実際、自主管理能力がある人は、上司は管理しようとはしません。ないと思われると益々管理の手が強くなってきて、自分の首を絞めることになってしまいます。

毎朝、自分からスケジュールと、今日はこれをやります!ということをシェアする! 率先してやりましょう。

4: 毎夕、今日の取り組みを報告

仕事を終了する前に、今日取り組んだことや進捗について、上司やチームにメールを送ると、成果物が出てこなくても、上司を心配させず、「ああ、成果は出ていないけど、仕事はしっかりやっているんだな。」と安心させることができます。

これも、管理されているように感じるかもしれませんが、2と同じ理由で、率先して一番に送るようにしましょう。何も達成できていなくても、やったことを箇条書きにして送るだけでも、何もないのと雲泥の差があります。

会社として決まった書式があればそれを使えば良いですが、ない場合、または、そのようなことを求められていない場合には、3行でも構わないので、自分から毎日送りましょう。

まとめ

信頼は、毎日の小さな気遣いから生まれます。大きな仕事をした時やリーダーシップを発揮した時に信頼されるものではありません。上記に挙げた対策はあくまでも一般的な例です。

自分の会社では、それは当てはまらないんだよな・・・、と思ったら、

相手(上司や同僚)が心配をしたり不安になったりすることをどうしたらなくすことができるか? 

そう考えると、あなたの会社の状況ではどうしたら良いかが見えてくると思います。「信頼を得るにはどうするか?」ではなく、「相手を心配させないため、安心させるためにはどうするか?」という質問を、自分にしてみてくださいね。

上司として、できる部下を育てるためのポイント

そうなると、上司側としては、何をしたら良いでしょうか。上記から、「報連相を徹底させよう!」「もっとこまめな連絡をするよう指示しよう!」と思ってしまわれると、これは逆効果になります。

人間の心理として、誰かからやらされることは、やりたくないと思ってしまうためです。これは、行為そのものが「やりたいこと」か「やりたくないこと」かは関係ありません。そのものはやりたいことであっても、人からやれと言われると、私たちはやりたくなくなってしまうのです。

逆に、やりたくないことだったとしても、自分から「やろう!」と思ったことは、人間の脳は『自分が』「やりたいこと」と認識し、誰かから言われなくても自主的にやるようになります。

次回の記事で、上司の方が、在宅勤務を通じて「できる部下」特に、「信頼される部下」を育てるためのポイントをお伝えします。

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