毎日忙しくしていると、今日は時間を何に使ったのか、全くわからないまま一日が終わってしまったということがありませんか。
なぜ忙しいのか吟味もせず、気づいたら季節が二つ行ってしまっていた、ということは？
忙しい数年が過ぎ、何も自分に残っていない、ということは？
才能を輝かせ、充実感を感じる仕事人生を送るためは、正しい目標を設定し、実行しやすい行動ステップシナリオを作成することが必要です。そのために、実際に何にどれだけ時間を使っているのかを理解することが、とても重要になります。
今日は、この仕事時間の使い方について、お伝えしたいと思います。
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仕事をする上で、皆さん目標を設定しているかと思いますが、日々の時間の使い方は、その目標を達成するためにふさわしいものになっているでしょうか。
自分の才能を輝かせるためには、まず目標自体が、次の二つを満たしている必要があります。
・自分の最高の価値観、人生のミッションと同じライン上に設定されていること
・会社の目的や使命に合ったものであること
この二つが満たされていれば、目標そのものは、あなたの才能を輝かせるためにふさわしい、つまり「正しい」ものとなっています。ですが、それだけでは、片手落ちです。
正しい目標ー才能を輝かせるためにふさわしい目標ーを設定したら、次に、あなたの毎日を、その目標を達成するための行動で満たす必要があります。
そのために、行動シナリオを作成します。そのシナリオは、決めた通りにステップを踏んで行くと自ずと目標が達成できてしまう、という良質なものを作成します。目標達成までの階段を一段一段建設するイメージです。階段の段は低ければ低いほど登りやすくなります。同様に、行動ステップは、小さくすればするほど行動しやすくなります。
行動シナリオは、Dr.ディマティーニが開発した「願望実現フォーミュラ」に沿って作成することができ、作成の仕方は弊社のグループ/個人セッションで学んで頂けますが、今日はそのエッセンスをご紹介しますので、2015年の行動計画策定の際に役立てて頂ければと思います。
ここで、今日の質問です。
Q：あなたの毎日は、目標を達成するための行動で満たされていますか？
この質問に、うーん、わからないな・・・、と思った場合、あなたのTO DOリストは、あなたにとって”重要ではない”タスクで占められている可能性があります。
あなたの毎日は、あなたにとって重要ではないことで忙しくなってしまっており、「自分の価値観を尊重してミッションに向かって生きる」ことから程遠い生き方・働き方をしていることになります。これでは、あなたの才能は輝きません。眠ったままです。楽しくもないでしょう。
大切なのは、あなた自身がしっかり自分の才能を輝かせ、眼を輝かせ、毎日幸せに、楽しく仕事をすることです。それができて初めて、会社や社会、周りに貢献することができるようになります。そして、自分の才能を120%発揮して輝かせたいと思ったら、目標達成に直結する仕事に費やす時間を増やすことが必要です。
そのために、まず、自分の仕事の優先順位を整理し直してみましょう。
「仕事の優先順位」と言った時に、思い浮かべるのは、会社目線での「優先順位」ではないでしょうか。そうではなくて、付けて欲しいのは、
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自分目線での「優先順位」、つまり、「自分の才能を輝かせる」という観点からの優先順位です。
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そういった観点から仕事の優先順位を、これまでは考えたことがないかもしれませんね。
目次
上司と今年のパフォーマンス評価をし、来年の目標を設定するこの時期が、自分の時間の使い方を見直すチャンスです。会社によっては、年末にではなく年度末に行う所も多いと思いますが、その場合でも、個人的には暦歴で新年のスタートと共に、来年の目標を設定される方も多いと思います。その際に、
これまで取り入れていなかった新しい目線 – 自分目線 – で、目標と時間配分プランを立ててみましょう！
なんだか、ワクワクしませんか？
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そうすると、
✔ 進捗が驚くほど早くなります。
✔ 階段を一段一段登るプロセスが楽しくなります。プロセスの途中で充実感を得ることができます。やる気が出ます。
✔ 目標達成が驚くほど容易になります。
それでは、実際に、自分目線の目標と時間配分プランを立てて見ましょう!
まず、目標が、
１）自分の最高の価値観に沿ったものであること、
２）会社のミッションにも合致したものであること、
を確認してください。
そうなっていなければ、話は始まりませんので、そのように設定し直します。（それ以前に、最高の価値観がわからない場合、必ず出してください。出していない方は、弊社でも「価値観を知る」(通称:価値観ワーク)グループや個人セッションを行っていますので、お問い合わせください。今回は、この1), 2) のプロセスの詳細は割愛します。）
それが確認できたら、次に！
３）目標を細分化し、優先順位を付け、自分の時間が毎日一定以上、目標達成のために使われるように計画を立て、
４）自分の現状の時間の使い方を調査分析し、計画に沿うよう改善します。
今回は、この３）と４）を詳しく解説していきます。
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1) 2)を満たす年間目標が設定できたら、それを細分化します。細分化した目標を一つ一つ達成したら自動的に年間目標が達成できているという形にまで細かく小さい目標を設定します。階段の一段一段が低いほど、登りやすくなります。ステッピング・ストーンの距離が小さいほど、歩きやすくなります。
例えば、あなたが営業に携わっていて、年間目標が5000万円の売上げ増だとしたら、まず、
a) 第１四半期に2000万円、第２四半期に1000万円、という具合に時期で細分化して小目標を立て、それを更に、
b) 第１四半期に b-1)新規顧客数を1.5倍にする、b-2)既存顧客単価を1.2倍にする, といった具合に、プロセスで細分化した極小目標を立てます。これは、階段の一段をできるだけ低く、ステッピング・ストーンの距離を小さくしています。
目標が細分化できたら、その一つ一つの目標達成のために取るべき具体的な行動ステップを作成します。これに沿って行動すれば、自動的に目標が達成される、そのような行動ステップに落とし込みます。
b-1)については、 1日の訪問件数が現在2件のところを4件にする、フォローの電話の頻度を２倍にする、などです。
毎日の行動ステップを作成したら、早速明日何をしようか、アイデアが湧いてきたのではないでしょうか。最初は、「小さいステップ」を作ることが大切です。小さいステップは、踏み出しやすいからです。何事も、行動に移すのが遅い人は、最初の一歩が踏み出せないのです。最初の一歩さえ踏み出せれば、やりながらアイデアが湧いてきたり、やっているうちにエネルギーが湧いてきたり、思いがけない助っ人が現れたりして、最初に考えていたよりスムーズに進むものです。
最初の一歩を小さく計画することが、目標達成のポイントです。
次に、これらの行動ステップに、優先順位をつけます。先に述べたように、優先順位といっても、仕事を進める上での会社目線の優先順位ではありません。自分のミッションに直結する、自分の目標を達成するための優先順位です。行動ステップに１から順番に「重要な順に」番号を振っていきます。
具体的な行動ステップを書き出し、優先順位をつけたら、次に、それらの行動をする曜日を決めます。月曜は何、火曜は何、という風に決めていきます。この時、優先順位の高いものを、「自分が一番集中できる曜日の時間帯」に持ってきます。人によって異なりますが、一般的に、午前中は考える仕事、午後は単純作業に適していると言われています。それに当てはめても良いですし、人によっては、乗ってくるのは夕方以降、という方もいますので、自分の集中できる時間帯をピックアップし、そこに優先順位の高いものを持ってきてください。突発急務を行うための「空白時間」も設けておきます。
普通は、年間目標を立てて終わるか、良くて細分化した目標まで落とし込んで終わりかと思います。ですが、それだけでは、日々の行動がなかなか目標に結びつきません。逆に言うと、目標に結びつくような行動を日々取ることができません。つまり、目標達成に関係のない仕事で一日が、一週間が、一ヶ月が、過ぎ去ってしまい、半年立って、目標達成には程遠いということになってしまいがちです。目標を毎日の行動ステップにチャンクダウンすることで、目標達成がぐっと近づいてきます。
目標を設定し、行動ステップを書き出したら、あなたが今どのように時間を使っているかを調べます。
・あなたの今の時間の使い方は、3-3)で作成した行動ステッププランとどれだけ乖離しているでしょうか。
・目標達成に繋がる行動で満たされているでしょうか。
・それとも、目標とは関係のない仕事や突発急務で悩殺されているでしょうか。
これらを調査するために、２週間に渡って、時間をどのように使ったか記録してください。
縦割りの手帳やエクセル、その他カレンダーアプリなどを使って、勤務時間内の活動を全て記録します。どんな些細なことも記録してください。出席したミーティング、上司の愚痴に付き合わされた時間、社交と称するおしゃべりの時間、など全てです。
これが、今回のキモ！になります。あなたが今している活動を分類します。
分類の項目は、あなたに合ったものを自由に作成してください。項目の一例は、以下のとおりです。
コア責任：あなたの職責の中核を成す仕事
個人の成長：自分のキャリア形成に繋がったり競争力を高められるもの。仕事の責任の一部であるとないとに関わらず。
人のマネジメント：上司、直属の部下、同僚を含む、人のマネジメントに関する仕事
危機対応：予想外に発生することへの緊急対応
フリータイム：昼休みやちょっとした隙間時間に行っているWebの閲覧、SNSのチェック、個人的なメールのやりとり等。
アドミ関連業務：経費精算書、日誌や報告書の作成等のデイリーワーク。
項目を出したら、下に示した表にあるように（ちょっと見にくいのですが）、縦軸に曜日、横軸に活動分類をとって、それぞれの時間を集計し、項目ごとに全体に対するパーセンテージを出します。
最後に、目標達成に直結する項目を特定します。この例ですと、１番目と２番目のコア責任と個人の成長でしょうか。人のマネジメントは、目標によって、入ったり入らなかったりするかもしれませんね。下の表の例では、この方は自分の時間の29%と16％の合計45%しか、目標達成に必要な仕事に費やせていないことになります。
これは、今回の最重要キモ！です。目標達成に関係のない仕事を断捨離します！ 私たちの時間は限られています。スーパースターでもありません。脳科学の分野では、複数のことを同時にやっている間、脳の働きが落ちるということがわかっています。目標達成に関係のない仕事とは、自分のミッションに関係のない仕事です。そんなことをしている暇は私たちにはありません！一掃するために、このようなカテゴリーに分類しました。こうすることで、普段何にどれだけ時間を費やしているかを視覚化することができます。視覚化したら、どのように時間の使い方を修正したらよいかも見えてきます。
できれば、目標達成につながる仕事を75-80%にまで高めたいところです。そのように改善するためには、３番目から６番目の仕事に費やす時間を短縮する必要があります。方法はお任せしますが、担当替えを申し出たり、自分に権限がある場合は、他のスタッフに委任するなどして、とにかく3番から６番目のタスクにかけている時間を極力減らします。
日本人にとって、これは難しいと思うかもしれません。ですが、目標達成に集中したいのでこれを外してください、と申し出ることは理に叶っていますし、そもそも自分の目標は、会社や上司の目標・ミッションとも合致しているわけですから、受け入れられる可能性は多いにあります。
そんなこと言えない、どうせ無理に決まっている、そういった思い込みや制限を外して、どうぞどうしたら手放せるか戦略を練り、選択肢を探ってください。上司の立場からすると、部下が思っているより大事ではないことが多々あります。外国人が上司な場合、言わないと「満足している」とみなされます。申し出てみることです。もちろん、上司の性格や好み等は考慮し、言い方などには気を使ってくださいね。ここで、「影響言語」や「覚醒催眠」の技術が使えるのですが、またこれについては日を改めてお伝えします。
周りに気兼ねすることは、ありません。なぜなら、あなたが輝くことが一番の会社への貢献になるからです。自分勝手のように見えますが、才能を発揮するための自分勝手イコール会社のためになるのです。それを忘れないでください。
この時間の使い方を追跡調査し、分析し、修正するという方法は、Getting Work Doneという本に紹介されている方法です。これを、ドクター・ディマティーニの「個人の価値観を最優先して最高の自分を発揮する」プロセスと統合したのが、今回ご紹介した４つのステップになります。
「目標達成に必要なこと」は、「７つの習慣」で有名なフランクリン・コヴィー博士の言う「大きい石」と同じです。これらのリーダーたちは、皆同じことを言っているのです。
自分が「大きい石」と思っていたものが、実は「小さい石」だったということは、思っている以上に良くあることです。自分にとって確実に「大きな石」、つまり、「緊急でないけど重要なこと」を正確に、確実に知るために、無意識レベルで他人の価値観と自分の価値観をより分けるディマティーニの「価値観を知るワーク」(通称:価値観ワーク)は、非常に有効なワークです。
また、優先順位の高いものでスケジュールを満たす。これが重要なことは、誰でも理解できますが、それを実行できているかというと、実行できている人はそう多くはいません。具体的な実行の仕方がわからないからです。そして、実行できていないことを、放ったらかしにしています。
この、Getting Work Doneで述べられている、自分の時間の使い方の追跡調査、分析、修正という方法は、自分がいかに小さな石で毎日を満たしているかを自分自身に知らしめる大変有益なツールであると思います。
このように、どれも一連のプロセスの中のある特定の部分に強いメソッドですので、これらを組み合わせることで、才能を発揮するために、かなり強力な目標行動計画を作成し、実行することが可能になります。
統合したメソッドをまとめます。
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自分を輝かせることができるのは、自分しかいません。
自分を輝かせるための目標を自分自身が設定します。
それは、自分の価値観に沿った目標であると同時に、会社のミッションにも沿ったものです。
そして、優先度の高いものにより多くの時間を費やすよう行動計画を立てます。
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時間はさほどかかりません。複数の巨匠が編み出したメソッドをフル活用して、まず自分の自分自身の心の中と行動を振り返り、改善を重ねていきましょう。
大きな石で満たされる毎日は、想像以上にあなたの「幸せに働く」の実現に貢献してくれます。
人生は、いつからでも、どんな風にでも変えることができます。
変える、と決めさえすれば。
